Und diese Zukunft steht mit einigen Potenzialen sowie Herausforderungen vor der Tür aller deutschen Unternehmen.
Grund dafür ist die beschlossene E-Rechnungspflicht für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, die in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 sukzessive eingeführt wird. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 könnten sich deutsche Unternehmen schon einmal mit dem neuen Rechnungsformat vertraut machen und ein bisschen „üben“, bevor es dann ernst wird und das Digitale Meldesystem obligatorisch wird.

Zeitlicher Rahmen

Bei Rechnungen an öffentliche Behörden (B2G) gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung nach der E-Rechnungsverordnung bereits seit 2020.
Neu ist, dass die Pflicht mit dem Wachstumschancengesetz bis 2028 auf alle B2B-Rechnungen von in Deutschland ansässigen Unternehmern ausgeweitet wird.
Die offizielle Pflicht zur E-Rechnung startet am 1.1.2025.

Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze von 2025 und 2026 dürfen noch Rechnungen in Papierform übermittelt werden.
Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind zulässig, benötigen aber die Zustimmung des Empfängers.
Für B2B-Umsätze von 2027 gelten dieselben Regelungen wie bis Ende 2026 – vorausgesetzt, dass der Rechnungsaussteller einen Umsatz im Vorjahr von maximal 800.000 Euro hat. Überschreiten Sie diese Umsatzgrenze (also für 2026), müssen Sie E-Rechnungen erstellen.
Ab 2028 ist die Einhaltung der neuen Anforderungen an E-Rechnungen obligatorisch, einschließlich Unterstützung für geplante Meldesysteme und EU-ViDA-Maßnahmen.

Was bedeutet die Pflicht?

Für viele Unternehmen bedeutet die Umstellung auf die E-Rechnung in erster Linie einmal, die eigene Buchhaltungssoftware zu prüfen:
Bietet diese ab dem Stichtag 1.1.2025 die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen EN 16931 kompatiblen Formaten wie XRechnung oder ZUGFerD an, ist in der Regel nicht ganz so viel zu tun.

Diese beiden strukturierten Rechnungsformate beruhen auf der Auszeichnungssprache XML, in der die Daten hierarchisch strukturiert im Format einer Textdatei dargestellt werden. Eine Rechnungsdatei kann dabei entweder eine reine XML-Datei sein wie beim Format XRechnung. Oder sie führt als hybrides Format zusätzlich einen PDF-Sichtbeleg mit wie bei ZUGFeRD. Als Rechnungsdaten relevant sind letztlich aber nur die maschinenlesbaren XML-Daten.

PDF ist keine elektronische Rechnung

Alle anderen Rechnungsformate wie die Papierrechnung oder das PDF im E-Mail-Anhang zählen für den Gesetzgeber zu „sonstigen“ Formaten. Wenn in Zukunft von elektronischen Rechnungen gesprochen wird, sind also nur strukturierte Formate gemeint.

Reform in drei Schritten

Wie es der EU-Plan vorsieht, erfolgt auch in Deutschland die Reform in drei Schritten. Die ersten beiden beziehen sich auf den Rechnungsaustausch. Beim dritten Schritt geht es um die Meldung der Rechnungsdaten bzw. der Mehrwertsteuer an die Steuerbehörde.

1. Empfang und Verarbeitung
Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können.

2. Erstellung und Versand
Alle Firmen müssen ihre Rechnungen im strukturierten Format ausstellen und verschicken.

3. Meldung der Rechnungsdaten über zentrales Meldeportal der Steuerbehörden

Nachdem die Unternehmen Rechnungsempfang und -versand bis 2028 auf das strukturierte Format umgestellt haben, führen die Finanzbehörden ein elektronisches Meldesystem ein, auch E-Reporting-Portal genannt. Über dieses melden die Rechnungssteller dann zeitnah die Rechnungsdaten. Welches Meldemodell dabei auf die deutschen Unternehmen zukommt, hat der deutsche Gesetzgeber noch nicht entschieden.

Fazit und Handlungsbedarf

In den meisten Unternehmen ist bereits eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System im Einsatz, welches die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen ermöglicht.

Anders sieht es mit dem Empfang und der Verarbeitung aus!

Anders als bisher, können inländische Unternehmen den Empfang von elektronischen Rechnungen ab 1.1.2025 nicht mehr verweigern, sondern müssen in der Lage sein, diese nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Stattdessen ist jetzt eine Zustimmung des Empfängers bei Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024 / 2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.

Auch die GOBD-konforme und revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen muss sichergestellt werden.

Wir unterstützen gerne bei der Überprüfung ihrer eingesetzten Systeme und Software und ob diese die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Darüber hinaus bieten unsere Softwarelösungen wie unter anderem DOCBOX ® der rechtssichere Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen.

Weitere Infos zur E-Rechnungspflicht und DOCBOX ® findet ihr hier:

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